Оценка соответствия системы менеджмента борьбы со взяточничеством — это процедура проверки организации на предмет того, как она выявляет, предотвращает и пресекает попытки дачи и получения взяток. Проводится аккредитованным органом по сертификации. В случае успеха выдаётся сертификат, подтверждающий, что система соответствует требованиям технического нормативного правового акта.
Кому нужна такая оценка
Организациям, которые участвуют в тендерах с государственными заказчиками. Компаниям, планирующим сотрудничать с иностранными партнёрами, для которых борьба со взяточничеством обязательна. Предприятиям, где ранее были выявлены коррупционные нарушения. Организациям, которые хотят защитить руководителя от личной ответственности за действия подчинённых.
Что проверяют
Наличие антикоррупционной политики. Документ, утверждённый руководителем, в котором прописаны запреты и ограничения: что считается взяткой, какие подарки допустимы, как действовать при попытке вымогательства, порядок работы с посредниками. Политика должна быть доступна всем сотрудникам.
Оценку рисков. Организация должна выявить, в каких процессах возможно взяточничество: закупки, получение разрешений, взаимодействие с проверяющими органами, общение с клиентами. По каждому риску разработаны меры контроля: коллегиальное принятие решений, разделение обязанностей, видеонаблюдение, ротация кадров.
Обучение персонала. Все сотрудники, включая руководство, проходят обучение по антикоррупционной тематике. При приёме на работу, далее не реже раза в год. Результаты фиксируются: тесты, экзамены, опросы. Сотрудники знают, куда сообщать о нарушениях.
Механизмы сообщения о нарушениях. У персонала и контрагентов должна быть возможность анонимно сообщить о факте взятки или попытке её дачи. Используются горячая линия, ящик для обращений, специальный адрес электронной почты, доверенное лицо. По каждому обращению проводится проверка.
Проверку контрагентов. До заключения договора организация проверяет партнёров на коррупционные риски: репутация, история, конечные собственники, участие в судах. Для посредников и агентов действуют особые требования: прозрачность вознаграждения, отчётность о работе.
Контроль финансов. Все расходы, особенно связанные с подарками, благотворительностью, представительскими мероприятиями, должны быть документально подтверждены и иметь бизнес-обоснование. Не допускаются наличные расчёты с сомнительными контрагентами.
Реагирование на нарушения. При выявлении факта взяточничества организация проводит внутреннее расследование, применяет дисциплинарные взыскания (вплоть до увольнения), при необходимости обращается в правоохранительные органы. О каждом случае докладывается руководству.
Анализ со стороны руководства. Руководитель лично утверждает политику, назначает ответственных за антикоррупционную работу, выделяет ресурсы на обучение и контроль. Не реже раза в год собирается совещание, на котором оценивается эффективность системы.
Процедура оценки
Подача заявки. Организация обращается в орган по сертификации, аккредитованный в национальной системе аккредитации. Заключается договор, оплачиваются услуги.
Анализ документов. Эксперт изучает антикоррупционную политику, оценку рисков, программу обучения, порядок сообщения о нарушениях, реестр проверки контрагентов, отчёты руководства. Срок — от одной до четырёх недель. При наличии замечаний организация дорабатывает документацию.
Выездная проверка. Эксперт приезжает в офис, беседует с сотрудниками (задаёт вопросы о политике, рисках, порядке сообщения), проверяет, как работают механизмы на практике (есть ли ящик, доступна ли горячая линия), изучает записи о проведённых расследованиях. Проверка занимает от одного до трёх дней.
Принятие решения. При отсутствии критических замечаний (нет политики, не проводится обучение, не работают механизмы сообщения) орган по сертификации выдаёт сертификат. Срок действия — три года.
Инспекционный контроль. Раз в год эксперт проверяет, что система не заброшена: обновляются ли риски, проводится ли обучение, поступают ли сообщения, принимаются ли меры. При нарушении требований сертификат приостанавливается или отзывается.
Что даёт сертификат
Допуск к тендерам. Крупные заказчики (государственные корпорации, банки, промышленные холдинги) включают наличие сертификата в перечень обязательных требований. Без него заявку могут отклонить.
Снижение репутационных рисков. Если в компании произойдёт коррупционный скандал, сертификат подтвердит, что организация принимала все возможные меры для предотвращения нарушений. Это смягчает последствия и сохраняет доверие партнёров.
Защита руководителя. При проверке правоохранительными органами сертификат доказывает, что руководитель не поощрял взяточничество, а боролся с ним. Это может уберечь от уголовной ответственности за действия подчинённых.
Упорядочивание процессов. Внедрение стандарта заставляет прописать правила дарения подарков, работы с посредниками, урегулирования конфликта интересов. Меньше «серых» зон, меньше соблазнов для сотрудников.
Сложности при внедрении
Сопротивление персонала. Многие сотрудники привыкли к неформальным отношениям с партнёрами и клиентами. Им не нравится, когда их действия регламентируют и контролируют. Руководитель должен лично демонстрировать приверженность принципам.
Бумажная волокита. Требуется документировать каждое обучение, каждое сообщение о нарушении, каждую оценку рисков. Для малых организаций это может быть обременительно.
Ложные сообщения. Анонимные жалобы могут использоваться для сведения личных счётов. Нужен чёткий порядок проверки: не каждая жалоба ведёт к наказанию, но каждая должна быть рассмотрена.
Стоимость. Внедрение требует времени (3–6 месяцев) и денег (консультанты, обучение, услуги органа по сертификации). Для малого бизнеса затраты могут быть неоправданны, если заказчики не требуют сертификат.
Как подготовиться
Назначить ответственного. Сотрудника или внешнего консультанта, который будет координировать внедрение.
Провести самооценку. Сравнить текущие процессы с требованиями стандарта. Выявить пробелы: нет политики, нет обучения, нет механизмов сообщения.
Разработать недостающие документы. Антикоррупционная политика, положение о конфликте интересов, порядок сообщения о нарушениях, программа обучения, порядок проверки контрагентов.
Провести обучение. Все сотрудники должны знать политику и понимать, куда сообщать о нарушениях. Провести тестирование.
Назначить уполномоченного по приёму сообщений. Сотрудника, который будет принимать жалобы, проводить проверки, готовить отчёты.
Провести внутренний аудит. Своими силами или с помощью консультанта проверить, все ли требования выполнены.
Подать заявку в орган по сертификации. Выбрать аккредитованный орган из списка национального органа по аккредитации.